Tech In Asia: Khi Báo Chí “Gõ Cửa” - Cẩm Nang Ứng Xử Với Truyền Thông Dành Cho Doanh Nghiệp

Terence Lee - Tổng biên tập trang tin công nghệ Tech In Asia chia sẻ những kinh nghiệm về ứng xử với truyền thông và quan hệ truyền thông. Cava Solutions biên dịch tài liệu hữu ích này để quý doanh nghiệp, bạn đọc có thể rút ra những kinh nghiệm quý báu trong công tác truyền thông.

Bạn vừa nhận được email từ nhà báo, thông báo rằng công ty bạn sắp bị đưa lên tin tức không mấy tích cực. Cảm xúc đầu tiên có thể là lo lắng, tức giận và hoang mang. Tuy nhiên, thay vì phản ứng theo cảm xúc, việc hiểu rõ cách thức hoạt động của truyền thông và chuẩn bị chiến lược phản hồi hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát tình hình tốt hơn.​

1. Im lặng không giúp bạn tránh rắc rối – đôi khi còn khiến tình hình tệ hơn

Nếu bạn chọn không phản hồi báo chí, điều đó không đồng nghĩa với việc câu chuyện sẽ biến mất. Nhà báo vẫn sẽ tiếp tục viết bài – nhưng khi thiếu đi thông tin từ phía bạn, họ sẽ chỉ biết một phần nhỏ của bức tranh tổng thể. Điều này dễ dẫn đến bài viết thiếu chiều sâu, thiếu sự cân bằng và có thể khiến công chúng hiểu sai về doanh nghiệp.

Khi không thể phát ngôn chính thức, bạn vẫn có thể hỗ trợ nhà báo hiểu đúng vấn đề thông qua hai hình thức chia sẻ: “off the record” và “background”

• Off the record: Tạm hiểu là chia sẻ bên lề, là khi bạn chia sẻ thông tin với điều kiện nhà báo không được phép sử dụng dưới bất kỳ hình thức nào – không đăng tải, không trích dẫn, kể cả ẩn danh. Mục đích là cung cấp thêm bối cảnh, giúp nhà báo hiểu rõ câu chuyện nhưng không đưa vào bài viết. Hình thức này đặc biệt hữu ích khi bạn cần làm rõ lý do nội bộ hoặc “gợi mở” một hướng triển khai thông tin, nhưng chưa thể công bố công khai. 
• Background talk: Có thể được coi là chia sẻ ẩn danh, cho phép nhà báo sử dụng thông tin, nhưng với điều kiện không nêu tên nguồn. Ví dụ, báo chí có thể viết: “Theo một người trong ngành”, hoặc “Nguồn tin nội bộ cho biết…”. Cách này giúp truyền thông thông tin một cách chính xác hơn, nhưng không khiến bạn hoặc doanh nghiệp rơi vào thế bị “nêu tên đích danh”. 

Tuy nhiên, hãy lưu ý rằng bạn phải thỏa thuận rõ với nhà báo trước khi phát biểu, ví dụ: “Chia sẻ này là off the record, ok?” hoặc “Tôi chỉ chia sẻ on background, không nêu tên nhé?” Nếu bạn không nói trước, mọi thứ mặc định là “on the record” – tức là có thể được dùng, trích dẫn và gắn tên bạn lên mặt báo.

Hãy chỉ chia sẻ với những nhà báo có uy tín và bạn cảm thấy có thể tin tưởng – không phải ai cũng tôn trọng các quy tắc này.

2. Đừng kỳ vọng truyền thông sẽ luôn đi đúng “kịch bản” của bạn

Nhà báo không phải là phòng PR – công việc của họ là viết cho độc giả, chứ không phải quảng bá cho doanh nghiệp. Điều họ tìm kiếm là sự thật, những góc nhìn đa chiều, chứ không phải một thông điệp hoàn hảo theo ý thương hiệu.

Vì thế, bạn có thể sẽ thấy câu chuyện được khai thác theo cách mà mình không lường trước. Nhưng thay vì cố kiểm soát, hãy tập trung cung cấp thông tin đầy đủ và chính xác. Khi nhà báo hiểu rõ vấn đề, khả năng bài viết phản ánh đúng bối cảnh, khách quan và công bằng sẽ cao hơn rất nhiều.

3. Phản hồi sớm luôn tốt hơn im lặng – ngay cả khi bạn chưa có gì để nói

Khi nhận được câu hỏi từ nhà báo, nhiều doanh nghiệp chọn cách im lặng vì “chưa biết trả lời thế nào”. Tuy nhiên, truyền thông không chờ bạn kịp chuẩn bị. Các phóng viên thường làm việc dưới áp lực deadline – nếu không nhận được phản hồi, họ sẽ tự tìm nguồn khác để hoàn thiện câu chuyện, và điều đó có thể dẫn đến thông tin thiếu chính xác hoặc một chiều.

Ngay cả khi bạn chưa thể cung cấp câu trả lời cụ thể, chỉ cần phản hồi ngắn: “Tôi đã nhận được câu hỏi, xin phép phản hồi trước 17h ngày mai” – điều đó cũng giúp bạn chủ động kiểm soát tình hình và thể hiện thiện chí hợp tác.

Thực tế cho thấy, khi doanh nghiệp chủ động cung cấp thông tin, chia sẻ rõ ràng và minh bạch, các nhà báo hoàn toàn có thể điều chỉnh cách tiếp cận câu chuyện, hoặc thậm chí tạm dừng xuất bản nếu thấy dữ liệu chưa đủ khách quan. Giao tiếp trên tinh thần tin tưởng và tôn trọng lẫn nhau không chỉ giúp truyền thông hiểu đúng vấn đề, mà còn giúp doanh nghiệp hóa giải khủng hoảng từ sớm – trước khi nó bùng phát.

4. Làm việc với báo chí: Biết rõ quyền – trách nhiệm – và chuẩn bị trước mọi tình huống

Trước khi trả lời phỏng vấn hay cung cấp thông tin, bạn nên dành thời gian tìm hiểu người đang liên hệ: họ từng viết gì, phong cách đưa tin ra sao, có đáng tin cậy không? Đây là bước đầu giúp bạn xác định mức độ tin tưởng và cách hợp tác phù hợp.

Nếu cần thiết, bạn hoàn toàn có thể đề xuất một số nguyên tắc làm việc trước khi bắt đầu, ví dụ: “Tôi sẽ xác nhận lại các trích dẫn trước khi đăng báo”, “Vui lòng không ghi âm nếu chưa được đồng ý”... Những điều tưởng nhỏ nhưng giúp bạn kiểm soát thông tin hiệu quả và giảm thiểu rủi ro phát ngôn.

Ngoài ra, đừng đợi đến khi khủng hoảng truyền thông xảy ra mới lo ứng phó. Doanh nghiệp cần có sẵn kế hoạch xử lý khủng hoảng, người phát ngôn được đào tạo bài bản, và quy trình phản hồi minh bạch – đó là cách duy trì uy tín và giữ vững lòng tin từ công chúng.

Kết Luận

Truyền thông tiêu cực là điều không thể tránh khỏi trong kinh doanh. Tuy nhiên, cách bạn phản ứng sẽ quyết định mức độ ảnh hưởng đến danh tiếng và hoạt động của công ty. Qua việc chuẩn bị kỹ lưỡng, giao tiếp minh bạch, bạn có thể biến khủng hoảng thành cơ hội để củng cố niềm tin từ khách hàng và công chúng.

Bản gốc: TechinAsia