Hiểu Đúng Về Quan Hệ Công Chúng (PR): Nghệ Thuật Xây Dựng Uy Tín Và Bảo Vệ Thương Hiệu

Quan hệ Công chúng (PR) không chỉ là truyền thông tới công chúng mà hơn cả, còn là nghệ thuật quản trị thương hiệu (bao gồm xây dựng uy tín và bảo vệ thương hiệu). 

PR xuất hiện trong các chiến lược xây dựng uy tín thương hiệu, xử lý khủng hoảng. Vậy, PR là gì? Vai trò của PR trong việc phát triển doanh nghiệp quan trọng ra sao?

PR là gì?

Quan hệ Công chúng hay Public Relation (PR) - ám chỉ công việc truyền thông chiến lược nhằm xây dựng và duy trì hình ảnh một cách tích cực, đồng thời thiết lập mối quan hệ bền chặt giữa tổ chức, cá nhân với nhiều đối tượng công chúng khác nhau.

Công chúng trong PR có thể bao gồm khách hàng, nhân viên, nhà đầu tư, giới truyền thông, cơ quan chính phủ và bất kỳ ai tiếp cận được thông điệp của tổ chức. 

Mục tiêu cốt lõi của PR là định hình và duy trì nhận thức tích cực, quản trị luồng thông tin nhằm gây ảnh hưởng đến quan điểm và hành vi của công chúng.

Các loại hình PR phổ biến

1. Quan hệ truyền thông (Media Relations)

Quan hệ Truyền thông là việc xây dựng mối quan hệ với báo chí để lan tỏa thông điệp một cách hiệu quả. Báo chí được nhắc đến bao gồm không chỉ với các tờ báo, các bản tin trên sóng truyền hình, các đài phát thanh, mà còn là với các nhà báo và cả các nền tảng kĩ thuật số trong thời đại phát triển nhanh chóng của tin tức hiện nay.

Mối quan hệ giữa doanh nghiệp và các tổ chức báo chí được nuôi dưỡng theo thời gian bằng hoạt động cung cấp thông tin trực tiếp, và gián tiếp từ doanh nghiệp đến với báo chí. Doanh nghiệp cung cấp thông tin thông qua thông cáo báo chí, họp báo, hoặc phỏng vấn để tăng độ phủ sóng và nhận thức về thương hiệu. Mục đích của quan hệ truyền thông là truyền tải thông điệp sâu rộng với thông tin đại chúng, cũng như củng cố niềm tin thương hiệu và xây dựng hình ảnh tích cực cho thương hiệu trên các phương tiện truyền thông.

2. Quan hệ cộng đồng (Community Relations)

Quan hệ cộng đồng là quá trình tạo dựng lòng tin với địa phương và quần chúng thông qua các hoạt động như tài trợ sự kiện, hỗ trợ dự án cộng đồng. Các hoạt động này đều hướng tới thể hiện trách nhiệm của doanh nghiệp đối với cộng đồng (CSR - corporate social responsibility)

Việc tương tác không chỉ giới hạn trong các sự kiện tài trợ hay tham gia vào các chương trình hỗ trợ cộng đồng, mà còn là các hoạt động tình nguyện mà doanh nghiệp có thể thực hiện để hỗ trợ cộng đồng: vệ sinh môi trường, hỗ trợ phòng chống thiên tai... 

3. Quan hệ nội bộ (Employee Relations)

Quan hệ nội bộ đảm bảo giao tiếp hiệu quả trong tổ chức và xây dựng môi trường làm việc tích cực. Các hoạt động nội bộ có thể bao gồm các chương trình thúc đẩy tương tác giữa các nhân viên, truyền thông trong nội bộ, chăm sóc tư vấn tâm lý nhân viên và rất nhiều các phúc lợi cụ thể theo từng chính sách của công ty.

4. Quan hệ Chính phủ (Government Relations)

Quan hệ Chính phủ giúp doanh nghiệp thiết lập kết nối với các cơ quan nhà nước, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh.

Ví dụ, các hãng công nghệ lớn như Google và Facebook thường xuyên vận động hành lang để thúc đẩy các chính sách có lợi cho ngành công nghệ, từ đó bảo vệ lợi ích lâu dài của mình.

5. Quản lý khủng hoảng (Crisis Management)

Quản lý khủng hoảng đảm bảo doanh nghiệp xử lý tốt các sự kiện tiêu cực và khôi phục hình ảnh. Đầu tiên, quản lý khủng hoảng diễn ra khi các sự kiện có nguy cơ ảnh hưởng tiêu cực đến niềm tin và uy tín thương hiệu thương hiệu. Sau đó, nếu các sự kiện thực sự diễn ra và có tác động tiêu cực, quản lý khủng hoảng yêu cầu doanh nghiệp đưa ra thông điệp trung thực, xoa dịu khán giả và khôi phục hình ảnh tích cực. Tất cả phục vụ mục đích bảo vệ doanh nghiệp trước nguy cơ mất niềm tin với khách hàng. 

Một chiến dịch quản lý khủng hoảng “hiệu quả” yêu cầu triển khai (1) kế hoạch truyền thông “tiền” khủng hoảng, (2) công bố chính thức của doanh nghiệp về sự kiện diễn ra và (3) quản lý truyền thông sau khủng hoảng. 

Lợi ích của PR đối với doanh nghiệp

1. Quản lý hình ảnh thương hiệu

PR với truyền thông, đối tác, nhà đầu tư, khách hàng… sẽ giúp doanh nghiệp bảo vệ và duy trì danh tiếng, tạo nền “niềm tin” không chỉ đối với khách hàng mà còn là khách hàng, nhà đầu tư, các đối tác liên quan đến doanh nghiệp. 

Có vô vàn sự kiện có thể đặt danh tiếng của thương hiệu vào rủi ro. Xem nhẹ hay xử lý các rủi ro trên truyền thông nếu không cẩn thận sẽ gián tiếp khiến uy tín thương hiệu giảm sút và đánh mất cơ hội trong tương lai. 

PR sẽ giúp doanh nghiệp truyền tải thông điệp ra ngoài hiệu quả, loại bỏ nghi ngờ, tiêu cực trong công chúng về doanh nghiệp.

2. Tăng cường nhận diện thương hiệu

Đảm bảo mức độ phủ sóng của phương tiện truyền thông qua các hoạt động PR báo chí giúp tăng khả năng hiển thị và giúp doanh nghiệp tiếp cận nhiều đối tượng khách hàng mục tiêu hơn.

Khi doanh nghiệp tiến hành các cuộc họp báo, phát hành Thông cáo báo chí trên các phương tiện truyền thông báo chí, phương tiện truyền thông xã hội chính là gián tiếp truyền bá tin tức về thương hiệu của doanh nghiệp.

3. Củng cố quan hệ khách hàng

PR tạo cơ hội giao tiếp gần gũi hơn với khách hàng. Thông qua các hoạt động từ thiện xã hội hay các chiến dịch truyền thông tích cực trên mạng xã hội, doanh nghiệp có khả năng xây dựng và củng cố lòng tin hơn đối với khách hàng.

Chủ động lắng nghe khách hàng qua các kênh PR cũng sẽ mang lại nhiều đóng góp giá trị dành cho doanh nghiệp để cải thiện sản phẩm. Một khi doanh nghiệp có thể chủ động lắng nghe và cải tiến chất lượng sản phẩm/dịch vụ theo nhu cầu của người tiêu dùng, số lượng khách hàng trung thành quay lại mua vì “tình yêu thương hiệu” sẽ tăng, cũng như là một yếu tố then chốt để thúc đẩy doanh số hơn bất cứ phương pháp tiếp cận khách hàng nào.

4. Ngăn ngừa và xử lý khủng hoảng

Doanh nghiệp có thể ngăn chặn khủng hoảng bằng cách áp dụng chiến lược PR chủ động, loại bỏ các sự kiện tiêu cực tiềm ẩn trước khi chúng xảy ra.

Tuy nhiên, trong những trường hợp tiêu cực xảy ra ngoài dự kiến, PR cũng đóng vai trò quan trọng trong việc xử lý vấn đề nhanh chóng. Đây là lúc hoạt động giao tiếp sau khủng hoảng xuất hiện, giúp bạn sửa chữa và xây dựng lại hình ảnh thương hiệu của mình.

5. Hỗ trợ bán hàng và tiếp thị

Hoạt động PR hỗ trợ các chiến dịch tiếp thị bằng cách nâng cao uy tín và cung cấp thêm các kênh quảng bá cho sản phẩm doanh nghiệp.

Ngoài ra, mức độ đưa tin tích cực trên các phương tiện truyền thông và danh tiếng thương hiệu có thể ảnh hưởng trực tiếp đến quyết định mua hàng của người tiêu dùng, thúc đẩy tăng trưởng doanh số bán hàng.

PR và Marketing: Sự khác biệt quan trọng

PR và Marketing phục vụ các mục đích khác nhau nhưng bổ sung cho nhau trong một tổ chức. Trong khi PR tập trung vào việc xây dựng và duy trì hình ảnh tích cực cũng như quản lý mối quan hệ với nhiều bên liên quan, thì Marketing nhằm mục đích quảng bá sản phẩm hoặc dịch vụ để thúc đẩy doanh số bán hàng.

Nói một cách đơn giản, PR là phương pháp truyền thông tự nhiên (earned media), trong khi tiếp thị là phương tiện truyền thông trả phí (paid media). 

Mặt khác, các nỗ lực tiếp thị (các loại hình quảng cáo, sự kiện bán hàng…) đòi hỏi doanh nghiệp phải chi tiền cho các hoạt động này để thu hút sự quan tâm của khán giả.

Tổng kết, PR là công cụ chiến lược giúp doanh nghiệp quản lý danh tiếng, xây dựng lòng tin, và bảo vệ thương hiệu. Hiểu đúng và áp dụng PR là chìa khóa để doanh nghiệp khẳng định vị thế và vượt qua mọi thách thức.